Häufig gestellte Fragen von Gastgebern

Hier finden Sie Antworten auf Fragen, die unsere Kunden besonders beschäftigen.

Ablauf

Was muss ich als Gastgeber machen?

Sie müssen die Reservierungen in Sichere Ferien hinterlegen. Das können Sie entweder über die Import-Funktion oder manuell durchführen. Danach kann das System automatisch Einladungen mit den Zugangsdaten an Ihre Gäste verschicken. Alternativ können Sie die Einladungen auch selbst versenden.

Anschließend können Sie in einer übersichtlichen Tabelle jederzeit den Fortschritt kontrollieren und ggf. Ihre Gäste auf Versäumnisse hinweisen. Bei einem Großteil der Gäste funktioniert der Ablauf ohne Ihr Zutun.

Zur Schritt-für-Schritt-Anleitung für Gastgeber.

Was müssen meine Gäste machen?

Ihre Gäste müssen die Daten für alle Mitreisenden im System hinterlegen und vor dem Urlaubsantritt die Test-Termine in den örtlichen Testzentren buchen. Darüber hinaus müssen Sie einen Test vorab am Heimatort absolvieren.

Im Laufe des Urlaubs müssen die Gäste sich vor Ort testen lassen und die Testergebnisse in Sichere Ferien eintragen. Das dauert nicht mehr als ein paar Minuten. Optional werden Ihre Gäste auch per Email an die Angabe der Ergebnisse erinnert.

Texte & Beschreibungen

Kann eine Verpflichtungserklärung hinterlegt werden, die der Gast bestätigen muss?

Ja. Sie können für jeden Mitreisenden eine Erklärung hinterlegen, die am Computer oder Smartphone unterschrieben werden muss. Dabei können Sie genau bestimmen, dass z.B. nur Erwachsene die Erklärung unterschreiben müssen.

Ist meine Telefonnummer für Fragen der Gäste zu sehen?

Sie können Ihre Telefonnummer und weitere Kontaktdaten als Fußzeilen-Text hinterlegen. Dieser ist dann auf jeder Seite im System für Ihre Gäste sichtbar.

Wie sehen die Emails aus, die an die Gäste versendet werden?

Im Bereich "Texte" (Menü: Einstellungen, Abschnitt: Texte) können die Emails selbst schreiben, sodass Sie in Ihrem Sinne an die Gäste versendet werden.

Daten-Import

Woher erhalte ich die CSV-Datei, die ich hochladen muss?

Die Datei können Sie normalerweise aus dem Programm exportieren, mit dem Sie Ihre Reservierungen verwalten. Sehen Sie im Importbereich (Menü: Import) nach, ob Ihr Programm dort bereits genannt wird. Sie können auch beim Anbieter des Programms fragen wie Sie die Daten aus dem Programm exportieren können.

Muss ich die Reservationsdatei mehrfach hochladen?

Sie müssen eine neue Datei aus Ihrer Software exportieren, wenn die Reisedaten nahe liegender Reservierungen geändert wurden oder neue Reservierungen hinzugekommen sind. Normalerweise reicht es aus, die Datei einmal am Tag zu exportieren und bei Sichere Ferien hochzuladen.

Kann ich die Reservierungen auch händisch anlegen?

Ja, Sie können Reservierungen manuell eingeben. Achten Sie dabei darauf, für jede Reservierung eine Reservierungsnummer, Emailadresse und Postleitzahl anzugeben. Ansonsten kann sich der Gast nichts ins System einloggen.

Gäste-Daten

Ein Gast wurde erst vor einigen Tagen das zweite Mal geimpft. Wie kann das eingetragen werden?

Ein Eintragen der Daten zu allen Mitreisenden, kann die Checkbox "Dieser Gast hat bereits zwei Impfungen erhalten" aktiviert werden. Es öffnet sich ein Bereich, in dem das Datum der zweiten Impfung eingetragen werden muss. Sichere Ferien berechnet anhand dieses Datums, wie viele Tests der Gast während seines Aufenthaltes noch durchführen muss.

Muss der Gast beweisen, dass er zweimal geimpft wurde?

Ja. Der Gast muss als Bestätigung ein Foto seines Impfpasses im System hinterlegen. Ohne Beleg wird die Impfung im System nicht anerkannt.

Woher weiß das System, wie viele Mitreisende eingegeben werden müssen?

Beim Import oder der manuellen Eingabe wird das Feld im "Anzahl der gebuchten Gäste" die Gesamtzahl der Anreisenden hinterlegt. Bitte vergewissern Sie sich, dass in Ihrer Buchungssoftware korrekt gespeichert ist.

Bestätigungen

Kann ich mir die Test-Bestätigungen meiner Gäste ansehen?

Ja. Unter dem Menüpunkt "Bestätigungen" werden alle bestätigten Texte und Tests zusammengefasst. Sie können die Unterschriften sowie die hochgeladenen Dateien einsehen und auf Wunsch einem kontrollierenden Amt vorzeigen.

Wie lang bleiben die Bestätigungen gespeichert?

Sichere Ferien löscht alle Daten der Gäste datenschutzkonform nach 4 Wochen automatisch.

Wo kann ich eine Statistik über die bestätigten Tests abrufen?

Unter dem Menüpunkt "Statistik" können Sie jederzeit die Gästezahlen sowie Anzahl der geplanten und durchgeführten Tests ablesen.

Spezial-Funktionen

Ich habe einen Schlüsseltresor. Wie kann ich meinen Gästen den Code mitteilen?

Sie können zu jeder Reservierung einen Schlüsselsafe-Code speichern. Nachdem der Gast alle Mitreisenden eingetragen und für jede Person die Test-Termine korrekt gespeichert hat, kann er den Code im Menü abrufen.

Sie können auch einen allgemeinen Beschreibungstext für den Gast verfassen. Darin können Sie zum Beispiel Tipps zur Verwendung des Schlüsseltresors geben oder den Schüsselsafe-Code beschreiben ("Der Code ist Ihre Buchungsnummer").

Meine Gäste erhalten für wenige Tage Besuch. Kann ich das eintragen?

Ja. Sie können einen neuen Gast für die Reservierung hinzufügen und mit der Checkbox "Dieser Gast hat abweichende Reisedaten" den An- und Abreisetag des einzelnen Gastes angeben.

Warum muss ich meine Email-Daten angeben?

Sie können optional Ihre eigenen Email-Daten im System eintragen und alle Emails an die Gäste über Ihre Emailadresse versenden. Das schafft Vertrauen, da der Gast die Email sofort zuordnen kann. Alternativ versendet Sichere Ferien die Emails für Sie (kostenpflichtig).

Vertrag

Welche Laufzeit hat mein Vertrag mit Sichere Ferien?

Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Es gibt aber weder eine Einrichtungsgebühr noch monatliche Grundkosten. Sie gehen also kein Risiko ein!

Was kostet Sichere Ferien?

Sie finden hier die Preisliste.

Bietet Sichere Ferien einen AV-Vertrag für den Datenschutz an?

Ja, Sie können den DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag sofort nach der Registrierung online unterschreiben.